Allreal plant im neuen Jahr eine digitale Plattform für ihre Mieterinnen und Mieter einzuführen. Der Vorteil: Anliegen können rund um die Uhr und strukturiert gemeldet werden, was zu weniger Rückfragen und schnelleren Bearbeitungszeiten führt. Auch ein Zugriff auf relevante Informationen und Dokumente soll zukünftig möglich sein. Im Oktober 2025 haben wir dafür eine Pilotphase gestartet und sammeln erste Erfahrung mit der Plattform. Claudia Schenk, Leiterin Bewirtschaftung, zieht ein Zwischenfazit.
Im Oktober ist die Pilotphase für das neue Mieterportal gestartet. Welche Erfahrungen habt ihr bisher gemacht?
Claudia Schenk (CS): Nach den ersten Wochen verzeichnen wir insgesamt einen guten Start mit vielen positiven Rückmeldungen. Ein Mieter hat sich kurz nach dem Start sogar direkt bei uns gemeldet und gemeint, es sei ja so cool, dass wir nun ein Mieterportal anbieten würden. Das hat mich sehr gefreut. Und auch von den Mitarbeitenden, die mit dem Portal arbeiten, haben wir bisher gute Feedbacks bekommen. Das Ziel des Pilots ist es, möglichst viel Erfahrung zu sammeln, und das funktioniert bisher sehr gut. Mein erstes Zwischenfazit ist deshalb durchwegs positiv.
Kannst du uns etwas zur Pilotgruppe sagen und wie habt ihr die Teilnehmenden motiviert, bei der Testphase mitzumachen?
CS: Wir haben eine Auswahl aus unserem Immobilienportfolio getroffen und die Mietenden direkt angeschrieben. Der Rücklauf war positiv. Schon heute kommunizieren wir mit vielen Mieterinnen und Mieter über digitale Kanäle, insbesondere über E-Mail. Es war deshalb relativ einfach, die Mieterinnen und Mieter zur Teilnahme einzuladen und sie von den Vorteilen des Portals zu überzeugen. In der Testphase sind fünf Wohn-, eine Gewerbe- und zwei gemischt genutzte Liegenschaften mit heterogenem Mieter- und Preissegment vertreten.
Wo gibt es noch Verbesserungspotenzial?
CS: Vor allem wenn es darum geht, Schnittstellen mit Dritten anzubinden und interne Prozesse den neuen Gegebenheiten anzupassen. Für uns, aber auch für unseren Plattformpartner, fördert die Pilotphase auch in diesem Bereich neue Erkenntnisse zu Tage. Und das Gute bei einem Piloten ist, dass wir nicht auf einen Schlag alle Mieterinnen, Partner und Handwerkinnen auf einmal wütend machen, wenn etwas nicht so läuft, wie es sollte (lacht).
Weshalb führt Allreal ein Mieterportal ein? Und können uns unseren Kundinnen und Kunden auch in Zukunft telefonisch erreichen?
CS: Unsere Mieterinnen und Mieter können uns auch in Zukunft anrufen. Das Portal ist eine Ergänzung, welche die Zusammenarbeit für beide Seiten vereinfacht. Geht etwa die Spülmaschine kaputt, kann die Mieterin oder der Mieter unmittelbar eine Schadensmeldung absetzen, egal um welche Zeit. Diese Meldung erfolgt dank dem Portal strukturiert. Dadurch gibt es weniger oder keine Rückfragen. Ist alles klar, kann der Handwerker direkt aufgeboten werden und die Mieterschaft kann sich im Portal jederzeit über den aktuellen Stand informieren. Das verbessert die Dienstleistungsqualität und macht unsere Prozesse effizienter.
Das Portal ist eine Ergänzung, welche die Zusammenarbeit für beide Seiten vereinfacht.
Claudia Schenk, Leiterin BewirtschaftungDas Portal vereinfacht somit den Austausch und erhöht die Erreichbarkeit. Gibt es weitere Vorteile?
CS: Neben der verbesserten Erreichbarkeit profitieren die Mieterinnen und Mieter auch von mehr Transparenz. Geplante Arbeiten in der Liegenschaft und wichtige Termine sind jederzeit aktuell einsehbar. In Zukunft sollte es auch möglich sein, dass wichtige Dokumente wie Mietverträge oder Nebenkostenabrechnungen online abgerufen werden können. Und nicht zuletzt können dringende Informationen auch über ein Push-Nachrichtensystem in Echtzeit an die Nutzerinnen und Nutzer der Plattform übermittelt werden.
Du hast es erwähnt, auch auf Seite der Bewirtschaftung bringt das System Verbesserungen mit sich. Welche Vorteile siehst du?
CS: Von der effizienteren Abwicklung haben wir bereits gesprochen. Dabei geht es vor allem darum, Routineaufgaben zu automatisieren. Dazu zählen die Dokumentenverwaltung oder die Bearbeitung von Anfragen aller Art. Klare, digitale Prozesse führen zu nachvollziehbaren und gut dokumentierten Vorgängen. Das hilft uns zum Beispiel bei Stellvertretungen. Unser Ziel ist es, das E-Mail-Pingpong einzudämmen. Denn so sparen wir Zeit und reduzieren den Aufwand – bei uns, bei unseren Partnern und vor allem bei unseren Mieterinnen und Mietern.
Bis wann läuft die Pilotphase noch, respektive wann soll das Portal für alle Mieterinnen und Mieter zur Verfügung stehen?
CS: Der Pilot läuft noch bis Mitte des ersten Quartals 2026. Wir werden dann unsere Erfahrungen und Erkenntnisse nochmals konsolidieren und einen finalen Entscheid über die Einführung fällen. Wenn alles passt, werden wir das Mieterportal für unser gesamtes Portfolio im weiteren Verlauf des Jahres ausrollen.