Nur wenige Gehminuten vom Bahnhof Basel SBB entfernt, liegt das Bürogebäude White Plaza. Mit seiner abgerundeten Fassade zur Viaduktstrasse hin nimmt das Haus die Formgebung der benachbarten Markthalle auf und bildet einen klaren Referenzpunkt.

Allreal hat die vom Architekten Richard Meier entworfene Liegenschaft an erstklassiger Lage im Jahr 2009 erworben. Das Gebäude verfügt über eine Nutzfläche von rund 20’000 Quadratmetern. Mit DSV Panalpina A/S und einer internationalen Modekette hat Allreal zwei langjährige Ankermieter im Haus.

Bedürfnisse der Kunden kennen

«Mit dem Zusammenschluss von DSV und Panalpina im Jahr 2019 haben wir unsere Marktposition nachhaltig gestärkt», sagt Brian Winther Almind, Executive Vice President, Group Property, bei DSV Panalpina. Gleichzeitig sei es im Zusammenhang mit der Übernahme auch zu organisatorischen Anpassungen gekommen. Diese Entwicklung wirkte sich auch auf den künftigen Platzbedarf des Unternehmens in Basel aus.

Allreal hat die Veränderungen bei Panalpina von Anfang an mit grossem Interesse verfolgt. «Für uns ist es generell wichtig, den Austausch mit unseren Kunden zu pflegen. Dadurch wissen wir, was sie bewegt, und können frühzeitig mithelfen, individuelle Lösungen zu erarbeiten, die für beide Seiten vorteilhaft sind», sagt Stefan Hecker. Er arbeitet im Portfolio­management von Allreal und ist in dieser Funktion der Ansprechpartner für Geschäftskunden, die bei Allreal Flächen mieten. Die Sparte Portfolio­management arbeitet intern eng mit dem technischen Gebäude­management und der Bewirtschaftung zusammen. Damit wird sichergestellt, dass bei Bedarf das Fachwissen aus allen für den Kunden relevanten Bereichen herbeigezogen werden kann. Gleichzeitig analysiert das Portfolio­management aber auch einzelne Immobilien oder ganze Immobilien­portfolios, die von Allreal erworben, ertragsoptimiert und – je nach Zielsetzung und Marktlage – gehalten oder verkauft werden.

Vertragsverhandlungen im digitalen Raum

Allreal pflegt mit Panalpina eine langjährige Geschäftsbeziehung. Es war deshalb klar, dass diese erfolgreiche Zusammenarbeit auch mit dem neuen Logistik­unternehmen weitergeführt werden sollte. Neue Bedürfnisse und veränderte Rahmen­bedingungen verlangten aber nach Anpassungen im bestehenden Mietvertrag. Es ist durchaus möglich und je nach Sachlage im gegenseitigen Interesse, Mietverträge den veränderten Gegeben­heiten anzupassen. Als Immobilien­unternehmen ist Allreal aber bestrebt, die Leerstände möglichst tief zu halten.

«Normalerweise setzen wir uns mit unseren Kunden direkt an einen Tisch», so Hecker. Im Frühling 2020 war dies aber aufgrund des Ausbruchs von COVID-19 nicht möglich. Die Verantwortlichen bei DSV waren in Dänemark und konnten aufgrund des Lockdowns nicht in die Schweiz einreisen. Die Verhandlungen wurden deshalb in den digitalen Raum verlagert. Die Situation sei für alle speziell gewesen, erinnert sich der Portfolio­manager von Allreal. «Es ist einfacher, wenn man sich persönlich gegenüber sitzt und sieht, wie der Gesprächspartner auf Argumente und Vorschläge reagiert», so Hecker.

Von flexiblen Lösungen profitieren beide Seiten

Um den eigenen Handlungs­spielraum möglichst gross zu halten, ist es üblich, dass sich Kunden einen frühzeitigen Rücktritt beim Abschluss eines Vertrages zusichern lassen. Dieses Rücktrittsrecht ist in der Regel aber an finanzielle Verpflichtungen gebunden. Im Gegenzug profitieren Mieter teilweise von mietzinsfreien Zeiten zu Beginn einer Laufzeit. Mit dieser Vertrags­gestaltung sichern sich beide Seiten vorteilhafte, aber auch langfristig verbindliche Vereinbarungen. Eine solche Vertrags­ausgestaltung wurde auch mit Panalpina gewählt.

In diesem Spannungsfeld suchte Allreal gemeinsam mit dem Kunden nun nach einer für beide Seiten tragfähigen Lösung. Einerseits galt es, dem veränderten Flächenbedarf des Kunden Rechnung zu tragen, andererseits war Allreal daran interessiert, die Flächen weiterhin zu gleichen Konditionen zu vermieten und die gute Kunden­beziehung weiterzuführen.

In den ersten Verhandlungs­runden steckten die Parteien ihre jeweiligen Verhandlungs­positionen ab. «Das Schlüssel­erlebnis, welches den Weg zu einer möglichen Einigung eröffnete, war die Erkenntnis, dass wir eine Lösung bei der Konventional­strafe im Fall einer vorzeitigen Vertrags­auflösung finden müssen», erklärt Hecker die internen Diskussionen im Verhandlungs­team von Allreal. Um im Rahmen der Gespräche schnelle Entscheidungs­wege sicherzustellen, ist der Portfolio­manager regelmässig im direkten Austausch mit dem CEO und dem Leiter Immobilien. Je nach Bedarf kann er zudem auf interne Experten etwa aus dem technischen Gebäude­management oder der Realisation zurückgreifen.

Da Allreal mit der eigenen General­unternehmung über die Kapazitäten und Kompetenzen verfügt, Flächen schnell und unkompliziert an veränderte Anforderungen anzupassen, bot das Verhandlungs­team dem Kunden an, vorzeitig Flächen zurück­zu­nehmen und die weiter benötigten Flächen aber in ihrer Funktion und Aufteilung optimal auf die neuen Bedürfnisse abzustimmen. Dank der internen Fachkompetenz der Baufachleute konnte dem Kunden in kurzer Zeit ein verlässlicher Überblick über die damit verbundenen Kosten und die benötigte Umbauzeit geliefert werden. Im Gegenzug sollte sich der Kunden für einen neuen Mietvertrag mit verlängerter Mietdauer verpflichten.

Der Durchbruch gelingt

Es zeigte sich bald, dass auf dieser Basis eine Einigung erzielt werden kann. Nach längeren Gesprächen gelang der Durchbruch. DSV Panalpina war bereit für einen neuen langjährigen Mietvertrag, allerdings für eine Fläche, die nur noch rund 40 Prozent der ursprünglichen entspricht. Dadurch konnte das Logistik­unternehmen aber die Konventional­strafe umgehen. Im Gegenzug profitierte Allreal von langfristig gesicherten Mieterträgen und einer unveränderten und markt­konformen Rendite auf den vermieteten Flächen.

«Natürlich hätten wir gerne weiterhin die gesamte Fläche an DSV Panalpina vermietet», gibt Stefan Hecker zu. Es gehöre aber zum Geschäft, nach Lösungen zu suchen. Mit dem Abschluss hat Allreal eine unter den gegebenen Umständen optimale Lösung gefunden. Und auch Brian Winther Almind von DSV Panalpina zeigt sich zufrieden: «Mit dem neuen Vertrag mieten wir Geschäftsflächen, die unserem Bedarf entsprechen und dank dem raschen Umbau unsere Geschäfts­tätigkeit optimal unterstützen.»